De uitdagingen
David Green, Supply Chain Operations Manager, vertelt: “Een uitdaging in de logistiek zijn de tijd kritische warehouse- en transportorders die dagelijks in grote hoeveelheden binnenkomen en verwerkt moeten worden. Hoe kun je deze logistieke werkstromen nog verder perfectioneren, digitaliseren, optimaliseren en slimmer maken? De ultieme wens is het volledig geautomatiseerd verwerken, valideren en controleren van warehouse- en transportopdrachten. Een order voor logistieke dienstverlening kan heel gevarieerd en complex zijn. De Rijke ontvangt dagelijks honderden verschillende orders via o.a. EDI en E-mail met PDF. De E-mails met PDF, waarbij elke order bestaat uit één of meerdere A4 pagina’s, werden handmatig gelezen en behandeld door onze customer service representatives (CSRs). Daarbij is niet alleen kennis nodig van onze klant en het type order (Warehouse, Transport of beide), maar ook van de onderliggende systemen zoals het Transport Management Systeem (TMS) en het Warehouse Management Systeem (WMS). Het kan of een transportopdracht zijn met ons eigen vervoer, of een transport via één van onze carriers, of een warehouse-opdracht omdat onze klanten producten in ons magazijn opslaan of een combinatie van transport en warehousing. Het is van essentieel belang dat elke order goed wordt geïnterpreteerd en nauwkeurig wordt verwerkt. Dit proces was verre van optimaal en van digitaal. Zo moesten onze CSRs, afhankelijk van de inhoud van elke order, veelvuldig gegevens overnemen in onze systemen.”
Op basis van een eigen software Innovation Factory is De Rijke samen met Nokavision aan de slag gegaan om het hele orderproces slimmer, efficiënter en digitaler te maken. Hoe mooi is het als CSRs gegevens niet meer handmatig over hoeven te nemen in de verschillende systemen? Als klanten en carriers op het juiste moment over dezelfde informatie kunnen beschikken? Hoe borg je in het orderproces, dat gegevens continu worden gevalideerd? Dat op elk moment inzichtelijk is waar en welke workflow stappen in zowel OMS als in de verschillende onderliggende systemen zijn gecommitteerd?
De oplossing
Frank de Laat, IT Manager, vertelt: “Drie belangrijke pijlers onder onze software Innovation Factory strategie en de succesvolle uitrol van nieuwe applicaties zijn: de betrokkenheid van onze interne stakeholders, het software ontwikkelplatform en de partner. Daarbij ben ik uitgekomen bij Nokavision in Den Bosch en het low-code software ontwikkelplatform van Mendix. Nokavision heeft én kennis van de logistieke processen, én levert een hoge kwaliteit dienstverlening op het gebied van Mendix én heeft een track-record op het gebied van applicatieontwikkeling en documentautomatisering. In de logistiek een perfecte match. Na enkele workshops en sprints is de eerste serieuze toepassing uit onze eigen software Innovation Factory komen rollen – een 100% digitaal Order Management Systeem ( De Rijke OMS). Het De Rijke OMS systeem is als een slimme en flexibele schil om de bestaande TMS en WMS systemen heen gelegd. In deze schil is Mendix onze digitalisatie-, validatie-, differentiatie- en innovatie-laag. Het TMS en WMS zijn de systemen in onze systems of record laag. Op basis hiervan maken wij de werkzaamheden voor onze CSRs efficiënter, eenvoudiger en gemakkelijker. Daardoor kunnen wij de komende tijd onze logistieke processen voor onze klanten en carriers nog verder innoveren en perfectioneren.”
Het nieuwe OMS
Mensen zijn visueel ingesteld, daarom krijgen CSRs van De Rijke, na het inloggen op OMS, een persoonlijk dashboard te zien met de belangrijkste status updates. Door het gebruik van kleuren is in één oogopslag te zien welke zaken aandacht vragen. In de oude situatie waren er meer handelingen nodig, zoals het switchen van het ene naar het andere systeem. Nu worden alle order workflowstatussen overzichtelijk weergegeven in één dashboard. Dit bespaart veel tijd en eventuele bottlenecks worden proactief gesignaleerd. Dit verhoogt de kwaliteit van dienstverlening en klanttevredenheid.
Orderstroom via verschillende kanalen
Naast warehouse- en transportorders, die via EDI binnenkomen, ontvangt De Rijke dagelijks honderden orders via e-mail. Deze orders hebben PDF bijlagen. In de oude situatie werden alle e-mails handmatig geopend, de PDFs handmatig opgeslagen en – afhankelijk van het type order – overgetikt in TMS, WMS of in beide. Daardoor was de kans op fouten groter en kostte het enkele uren per dag extra orderverwerkingstijd. Met de live gang van OMS is dat verleden tijd.
Nokavision
Naast het Mendix platform voor webapplicaties, portalen en mobile apps heeft Nokavision ook oplossingen voor geautomatiseerde documentverwerking, -vervaardiging en -opslag. Voor geautomatiseerde PDF documentverwerking heeft De Rijke gekozen voor het Ephesoft platform van Nokavision. Nokavision heeft een Mendix – Ephesoft module ontwikkeld, zodat inkomende PDF orders, die door Ephesoft worden gelezen en ontrafeld, automatisch in OMS terechtkomen. Het resultaat is dat er niet hoeft te worden overgetikt tenzij een PDF order om bepaalde kwaliteitsnormen uitvalt. Bijvoorbeeld omdat deze niet voldoet aan de validatie eisen. Hiervoor heeft Nokavision in Mendix een slimme rules engine ontwikkeld. Afhankelijk van de inhoud van de klantorder moest er in de oude situatie een consultant aan te pas komen om de PDF template herkenning hierop aan te passen. Dankzij de rules engine is dat verleden tijd. De PDF template herkenning en de daaruit voortvloeiende acties worden op artificiële en geautomatiseerde wijze afgehandeld. De rules engine die de PDF order interpreteert, kan door de CSRs zelf slimmer worden gemaakt. Als de kwaliteit van een order voldoet, wordt deze vanuit het OMS systeem automatisch doorgezet naar het TMS en WMS systeem. Vervolgens worden alle workflow-stappen die zich afspelen in TMS en WMS zichtbaar in het OMS dashboard. Een bijkomend voordeel voor De Rijke is dat de workflows van TMS of WMS hierdoor flexibel kunnen worden verrijkt en uitgebreid.
Quick win: warehouse app
“Eén van de beloftes van de investering door De Rijke in een eigen software Innovation Factory is dat in relatief korte tijd applicaties worden ontwikkeld en in productie gaan,” zegt John Peters – director Mendix Innovation Team bij Nokavision. “De ingebouwde Mendix platform systematiek en de samenwerkingsmogelijkheden hebben als resultaat dat toepassingen snel kunnen worden gerealiseerd. Dit zorgt voor grote betrokkenheid en transparantie en draagt bij aan het succes. Hoe snel het dan kan gaan, bleek tijdens de bouw van OMS. In korte sprints is parallel een tweede applicatie gerealiseerd, voor de operatie van verschillende warehouse klanten. Hierbij worden foto’s gemaakt van geladen containers en worden er diverse barcodes gescand om de warehouse processen efficiënter te maken en fouten te voorkomen. Dankzij deze Warehousing App weet De Rijke dat het juiste artikel is gescand en gepikt en goed is geladen voor de klant.”
Het resultaat
“Wij zijn blij met de resultaten en met onze keuzes. Wat dat betreft heeft de combinatie Nokavision en het Mendix platform het voor ons nu al waargemaakt”, zegt Edward van Kasteel van De Rijke. “Dankzij het nieuwe OMS systeem kunnen wij nu meer klantorders aan en nieuwe klanten sneller onboarden, zonder dat dit ten koste gaat van onze nauwkeurigheid. Een USP voor ons, want hiermee maken wij de overstap voor klanten naar De Rijke als logistiek dienstverlener zo laagdrempelig mogelijk en is de time-to-market zeer kort. Wij kunnen binnen enkele dagen de orderstroom van een nieuwe klant volledig geautomatiseerd, gevalideerd en gecontroleerd verwerken. Dankzij onze eigen Software Innovation Factory kan De Rijke haar logistieke processen blijvend optimaliseren, 24×7 service verlenen en andere slimme op maat applicaties voor klanten ontwikkelen en uitrollen.”
