De uitdagingen

• Diverse documenten voldeden qua formaat en inhoud niet meer aan de huidige standaarden en mogelijkheden.
• Het productie– en verzendproces van de reisbescheiden was te arbeidsintensief en erg foutgevoelig.

De oplossing

Er is uiteindelijk gekozen om de reisdocumenten te gaan maken met OpenText StreamServe, toen nog versie 5, in combinatie met archiefsysteem Box. Dit stelt De Jong Intra in staat om de kwaliteit van de klantcommunicatie te verhogen en meer inzicht te krijgen in het proces.

“De Jong Intra Vakanties en Nokavision kennen elkaar al sinds 12 jaar en hebben in die tijd samen of in samenwerking met andere partijen projecten gerealiseerd die nog steeds actief zijn. Zowel de eerdere ervaringen vanuit De Jong Intra Vakanties, de meerdere projecten binnen de reiswereld, de goede mensen die werkzaam zijn bij Nokavision als de onderliggende oplossing via OpenText StreamServe, gaven ons voldoende vertrouwen om te kiezen voor Nokavision”, aldus Jose Sparreboom, Projectmanager bij De Jong Intra Vakanties.

Na een aantal voorbereidende sessies is Nokavision samen met De Jong Intra Vakanties aan de slag gegaan om de documenten uit te tekenen en te ontwikkelen. Tegelijkertijd zijn er meerdere oplossingen gerealiseerd om handmatig werk zoveel mogelijk te verminderen en, waar nodig, te ondersteunen. Met onder meer een geautomatiseerde betalingscontrole en ingebouwde workflow validaties kan De Jong Intra Vakanties haar klanten nu nog beter en sneller bedienen.

Het resultaat

De Jong Intra Vakanties is nu in staat om reisdocumenten sneller en met kwalitatief hogere inhoud op te leveren aan haar klanten. Voor medewerkers is er minder tijdsdruk wat betreft de productie van de reisdocumenten en minder klachten wat betreft de inhoud van de reisdocumenten. Om de foutgevoeligheid van het proces te verminderen wordt er nu gebruik gemaakt van de inzichten van onder andere Box. Medewerkers weten nu precies welke documenten naar de klant zijn verzonden en welke acties nog uitgevoerd dienen te worden.

De snelheid en transparantie van het proces zorgt ervoor dat de productmanagers nog meer betrokkenheid krijgen bij de kwaliteit van de communicatie naar de klant.

De Jong Intra Vakanties

De Jong Intra Vakanties is een reisorganisatie die haar naam gevestigd heeft tussen de andere organisaties. Je kunt er allerlei reizen boeken, wil je op vakantie naar een zonnig oord of wil je liever met kerst op vakantie? Wil je een wereldreis maken of een trip naar bijvoorbeeld Praag? Het kan allemaal bij De Jong Intra, voor elk type vakantie of elke trip ben je hier aan het goede adres.

De uitdagingen

• Het ERP-systeem gaf geen mogelijkheid om documenten te genereren in een andere huisstijl dan die van Ennatuurlijk.
• Ennatuurlijk had een lange doorlooptijd bij het doorvoeren van kleine wijzigingen aan bestaande documenten.
• Gebruikers met klantcontact hadden niet de mogelijkheid om vanuit het ERP-systeem nog persoonlijke tekst toe te voegen bij 1-op-1 communicatie.
• Het gehele IT-landschap van Ennatuurlijk werd bij dit project vernieuwd ter vervanging van het ERP-systeem. Hierbij moest worden samengewerkt met de andere IT-applicatieleveranciers.

De oplossing

Als CCM-oplossing is uiteindelijk gekozen voor OpenText StreamServe. Deze applicatie stelt Ennatuurlijk in staat om, op een flexibele manier, aanpassingen te doen aan bestaande documenten en nieuwe te creëren. Daarnaast is het aanmaken van een nieuwe huisstijl een koud kunstje geworden. De keuze van Ennatuurlijk voor Nokavision en StreamServe was een ‘no brainer’. “De goede ervaringen binnen ons voormalig moederbedrijf Essent met OpenText StreamServe en Nokavision maken deze keuze een logische” zegt Jeanine van Duijnen, Product Owner bij Ennatuurlijk. “Bovendien is Nokavision een lokale speler in het veld”. Door de komst van een compleet nieuw IT-applicatielandschap was het voor Ennatuurlijk belangrijk om alle betrokken partijen op één lijn te hebben. “Ennatuurlijk IT, Nokavision en de andere leveranciers hebben gezamenlijk de architectuur ontworpen en hebben in de bouw en implementatie goed met elkaar samengewerkt”, aldus Danny van der Geugten, Project Manager bij Ennatuurlijk. Daarnaast heeft Nokavision geholpen bij het opstellen van de specificaties van de verschillende documenten. “Welke business rules maken een document?” en “wat zijn de uitzonderingen hierop?” waren belangrijke vragen om te onderzoeken en te beantwoorden.

Het resultaat

Ennatuurlijk is nu in staat om zelf met StreamServe op een eenvoudige manier de documenten te beheren. Uitgebreidere opmaakfuncties geven hen niet alleen de mogelijkheid om visueel aantrekkelijke documenten te maken, maar ook gemakkelijk meerdere administraties te voeren. Dit werkt door tot het gebruik van universele enveloppen en de eliminatie van voorbedrukt papier.

Voorheen moesten gebruikers lang wachten totdat de leverancier van het ERP-systeem kleine wijzigingen aan documenten had doorgevoerd. Nu key-users deze wijzigingen gemakkelijk zelf kunnen doen is de doorlooptijd aanzienlijk verkort.

Daarnaast kan de medewerker Klantenservice nu op een geautomatiseerde manier een persoonlijk document maken voor een klant. De volledige, volgens huisstijl opgemaakte, documenten kunnen in het CRM-systeem (Salesforce) nog worden voorzien van een persoonlijke boodschap.

De toekomstplannen

De ambitie van Ennatuurlijk blijft niet beperkt tot het huidige project. De volgende stap in de roadmap is het verder digitaliseren van het facturatieproces. Klanten kunnen in de toekomst hun facturen met iDeal betalen. Naast de bestaande set documenten als de welkomstbrief, factuur en jaarrekening wil Ennatuurlijk ook commerciële documenten, zoals offertes en inkoopovereenkomsten, gaan onderbrengen in StreamServe.

Ennatuurlijk

Ennatuurlijk koppelt lokale producenten en ontvangers van duurzame energie aan elkaar. Het bedrijf levert op deze manier warmte en koude aan circa 70.000 consumenten en ruim 1200 zakelijke klanten verspreid over heel Nederland, met de grootste concentratie in Breda, Tilburg, Enschede, Helmond en Eindhoven. Hierdoor, en dankzij de inzet van haar 150 medewerkers, levert Ennatuurlijk een belangrijke bijdrage aan de transitie naar schone, duurzame energie in Nederland.