De uitdagingen
- Het ERP-systeem gaf geen mogelijkheid om documenten te genereren in een andere huisstijl dan die van Ennatuurlijk.
- Ennatuurlijk had een lange doorlooptijd bij het doorvoeren van kleine wijzigingen aan bestaande documenten.
- Gebruikers met klantcontact hadden niet de mogelijkheid om vanuit het ERP-systeem nog persoonlijke tekst toe te voegen bij 1-op-1 communicatie.
- Het gehele IT-landschap van Ennatuurlijk werd bij dit project vernieuwd ter vervanging van het ERP-systeem. Hierbij moest worden samengewerkt met de andere IT-applicatieleveranciers.
De oplossing
Als CCM-oplossing is uiteindelijk gekozen voor OpenText StreamServe. Deze applicatie stelt Ennatuurlijk in staat om, op een flexibele manier, aanpassingen te doen aan bestaande documenten en nieuwe te creëren. Daarnaast is het aanmaken van een nieuwe huisstijl een koud kunstje geworden. De keuze van Ennatuurlijk voor Nokavision en StreamServe was een ‘no brainer’. “De goede ervaringen binnen ons voormalig moederbedrijf Essent met OpenText StreamServe en Nokavision maken deze keuze een logische” zegt Jeanine van Duijnen, Product Owner bij Ennatuurlijk. “Bovendien is Nokavision een lokale speler in het veld”. Door de komst van een compleet nieuw IT-applicatielandschap was het voor Ennatuurlijk belangrijk om alle betrokken partijen op één lijn te hebben. “Ennatuurlijk IT, Nokavision en de andere leveranciers hebben gezamenlijk de architectuur ontworpen en hebben in de bouw en implementatie goed met elkaar samengewerkt”, aldus Danny van der Geugten, Project Manager bij Ennatuurlijk. Daarnaast heeft Nokavision geholpen bij het opstellen van de specificaties van de verschillende documenten. “Welke business rules maken een document?” en “wat zijn de uitzonderingen hierop?” waren belangrijke vragen om te onderzoeken en te beantwoorden.
Het resultaat
Ennatuurlijk is nu in staat om zelf met StreamServe op een eenvoudige manier de documenten te beheren. Uitgebreidere opmaakfuncties geven hen niet alleen de mogelijkheid om visueel aantrekkelijke documenten te maken, maar ook gemakkelijk meerdere administraties te voeren. Dit werkt door tot het gebruik van universele enveloppen en de eliminatie van voorbedrukt papier.
Voorheen moesten gebruikers lang wachten totdat de leverancier van het ERP-systeem kleine wijzigingen aan documenten had doorgevoerd. Nu key-users deze wijzigingen gemakkelijk zelf kunnen doen is de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
Daarnaast kan de medewerker Klantenservice nu op een geautomatiseerde manier een persoonlijk document maken voor een klant. De volledige, volgens huisstijl opgemaakte, documenten kunnen in het CRM-systeem (Salesforce) nog worden voorzien van een persoonlijke boodschap.
De toekomstplannen
De ambitie van Ennatuurlijk blijft niet beperkt tot het huidige project. De volgende stap in de roadmap is het verder digitaliseren van het facturatieproces. Klanten kunnen in de toekomst hun facturen met iDeal betalen. Naast de bestaande set documenten als de welkomstbrief, factuur en jaarrekening wil Ennatuurlijk ook commerciële documenten, zoals offertes en inkoopovereenkomsten, gaan onderbrengen in StreamServe.
