De eerste stappen bij het automatiseren van handmatige processen zijn het kiezen van één concreet proces, dit stap voor stap in kaart brengen en vervolgens een kleine, afgebakende pilot opzetten met de juiste tooling. Begin klein, meetbaar en met een duidelijk doel, zodat je snel leert en risico’s beperkt blijven.

Deze aanpak werkt voor vrijwel elke organisatie die workflowoptimalisatie zoekt, of je nu in finance, logistiek, retail of een andere sector actief bent. De sleutel is om niet direct alles te willen automatiseren, maar gericht te starten met een proces dat veel handmatig werk en fouten veroorzaakt.

In de rest van dit artikel lees je welke stappen daarbij horen, van procesinventarisatie tot toolselectie, pilot en verandermanagement.

Wat betekent het om handmatige processen te automatiseren?

Handmatige processen automatiseren betekent dat je terugkerende taken die nu door mensen worden uitgevoerd, overdraagt aan software die deze taken volgens vaste regels en workflows afhandelt. Procesautomatisering vervangt niet alle menselijke beslissingen, maar neemt routinematig werk over zodat medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen en waarde toevoegende activiteiten.

In de praktijk gaat het om activiteiten zoals data overtypen, documenten opstellen, e-mails versturen, gegevens controleren of statusupdates doorgeven. Bij workflowoptimalisatie leg je vast welke stappen altijd hetzelfde zijn en laat je een systeem deze stappen automatisch uitvoeren of klaarzetten. Medewerkers houden het overzicht, maar hoeven minder te klikken, kopiëren en controleren.

Low-code automatisering speelt hierin een steeds grotere rol. Met een low-code platform kun je proceslogica visueel modelleren in plaats van programmeren, zodat business en IT samen snel digitale workflows bouwen. Zo verlaag je de drempel om ook kleinere handmatige processen kostenefficiënt te digitaliseren.

Hoe breng je huidige handmatige processen gestructureerd in kaart?

Je brengt handmatige processen gestructureerd in kaart door eerst alle terugkerende activiteiten te inventariseren, daarna per proces de stappen, rollen, systemen en gebruikte documenten te beschrijven en tot slot knelpunten en verspillingen te markeren. Zo ontstaat een helder overzicht van waar procesautomatisering de meeste impact kan hebben.

Begin met een lijst van dagelijkse en wekelijkse werkzaamheden: welke taken kosten veel tijd, zijn foutgevoelig of frustreren medewerkers? Gebruik interviews, observaties en bestaande werkinstructies om het echte werkproces te begrijpen, niet alleen de formele procedure.

Vervolgens teken je per gekozen proces een eenvoudige procesflow uit. Dat kan op papier, in een whiteboardtool of direct in een workflowmodel. Noteer bij elke stap:

• Welke rol of afdeling deze stap uitvoert
• Welke input nodig is en waar die vandaan komt
• Welke systemen en spreadsheets worden gebruikt
• Welke output ontstaat en wie deze ontvangt

Markeer expliciet waar gegevens dubbel worden ingevoerd, waar wachttijden ontstaan en waar veel correcties nodig zijn. Dit zijn de onderdelen die zich het best lenen voor workflowoptimalisatie en low-code automatisering.

Welke criteria gebruik je om te bepalen welk proces je als eerste automatiseert?

Je kiest het eerste proces voor procesautomatisering op basis van impact, haalbaarheid en risico. Ideaal is een proces dat relatief eenvoudig is, veel handmatige stappen bevat, duidelijk afgebakend is en waar verbeteringen direct merkbaar zijn voor medewerkers of klanten. Vermijd voor je eerste pilot extreem complexe of politiek gevoelige processen.

Een praktische manier om te kiezen is om processen te scoren op een paar duidelijke criteria:

1. Volume en frequentie Hoe vaker een proces voorkomt, hoe groter de winst bij automatisering.
2. Tijdsbeslag Kies processen die veel handmatige uren kosten, bijvoorbeeld door administratieve herhaling.
3. Foutgevoeligheid Handmatige processen met veel correcties of klachten leveren vaak snel kwaliteitswinst op als je ze automatiseert.
4. Complexiteit Voor een eerste pilot is een proces met een beperkt aantal varianten en beslispunten het meest geschikt.
5. Afhankelijkheden Processen die weinig afhankelijk zijn van andere teams of systemen zijn eenvoudiger te automatiseren.

Door processen langs deze meetlat te leggen, kun je een prioriteitenlijst maken. Het eerste project hoeft niet het proces met de allerhoogste strategische waarde te zijn, maar wel een duidelijke, zichtbare quick win die vertrouwen in verdere automatisering opbouwt.

Hoe kies je de juiste tools en technologie voor procesautomatisering?

Je kiest de juiste tools voor procesautomatisering door uit te gaan van je processen, niet van de technologie. Bepaal eerst welke typen taken je wilt automatiseren, welke systemen moeten koppelen en hoeveel flexibiliteit je nodig hebt, en selecteer daarna een platform dat deze eisen ondersteunt, bij voorkeur met low-code mogelijkheden.

Belangrijke vragen bij de keuze zijn onder meer: gaat het vooral om documentgedreven processen, om dataworkflows tussen systemen of om klantgerichte portalen en apps? Heb je vooral behoefte aan integratie tussen bestaande applicaties, of juist aan nieuwe procesgestuurde applicaties?

Low-code automatisering is interessant wanneer je snel wilt kunnen inspelen op veranderende processen en business en IT nauw willen samenwerken. Een low-code application platform maakt het mogelijk om workflows, schermen en regels visueel te modelleren, waardoor je iteratief kunt verbeteren zonder telkens grote ontwikkeltrajecten op te starten.

Let daarnaast op integratiemogelijkheden met je huidige landschap. Een robuuste iPaaS-oplossing voor integratie en workflow tussen systemen voorkomt dat je nieuwe eilandoplossingen introduceert. Tot slot spelen beveiliging, beheer, licentiemodel en beschikbaarheid van expertise een rol in je uiteindelijke toolselectie.

Hoe ziet een praktisch stappenplan voor de eerste automatiseringspilot eruit?

Een praktisch stappenplan voor je eerste automatiseringspilot bestaat uit het kiezen van één proces, het scherp definiëren van doel en scope, het modelleren van de gewenste workflow, het realiseren van een minimaal werkende oplossing en het testen met een kleine gebruikersgroep. Daarna breid je stap voor stap uit op basis van feedback en meetresultaten.

Een werkbaar pilottraject kan er als volgt uitzien:

1. Kies het pilotproces Gebruik de eerder genoemde criteria om één duidelijk afgebakend handmatig proces te selecteren.
2. Definieer doel en KPI’s Leg vast wat succes is, bijvoorbeeld minder doorlooptijd, minder fouten of minder handmatige handelingen.
3. Ontwerp de toekomstige workflow Beschrijf hoe het geautomatiseerde proces eruit moet zien en welke stappen het systeem overneemt.
4. Bouw een eerste versie Gebruik bij voorkeur low-code automatisering om snel een minimale versie te realiseren die de kernstappen afdekt.
5. Test met eindgebruikers Laat een kleine groep medewerkers het nieuwe proces gebruiken, verzamel feedback en stuur bij.
6. Meet en evalueer Vergelijk de resultaten met het oude handmatige proces en bepaal of opschaling zinvol is.

Door de pilot bewust klein te houden, kun je leren, bijsturen en draagvlak creëren zonder grote risico’s of verstoring van de dagelijkse operatie.

Hoe borg je draagvlak en veranderbeheer bij de overgang van handmatig naar geautomatiseerd?

Je borgt draagvlak bij de overgang van handmatige processen naar geautomatiseerde workflows door medewerkers vroeg te betrekken, concrete voordelen voor hun dagelijks werk zichtbaar te maken en hen actief te trainen en ondersteunen. Veranderbeheer is net zo belangrijk als de techniek voor succesvolle procesautomatisering.

Medewerkers vrezen soms dat automatisering hun werk overbodig maakt of dat ze controle verliezen. Door duidelijk te maken dat de focus ligt op het wegnemen van repetitief werk en het verminderen van fouten, ontstaat vaak juist opluchting. Laat eindgebruikers meedenken over knelpunten in het huidige proces en mogelijke verbeteringen in de nieuwe workflow.

Een paar praktische acties die helpen bij verandermanagement zijn:

• Een kernteam van key users vormen dat meedenkt, test en collega’s ondersteunt
• Vroegtijdig demo’s geven van de nieuwe workflow zodat iedereen weet wat er verandert
• Korte, gerichte trainingen aanbieden rond de nieuwe applicatie of workflow
• Een laagdrempelig kanaal inrichten voor vragen, meldingen en verbeterideeën
• Successen zichtbaar maken, bijvoorbeeld tijdswinst of foutreductie na de pilot

Door zo te werken ontstaat een cultuur waarin continuous improvement en workflowoptimalisatie normaal worden, in plaats van een eenmalig automatiseringsproject.

Hoe helpt Nokavision bij de eerste stappen in procesautomatisering?

Nokavision helpt organisaties bij de eerste stappen in procesautomatisering door samen met business en IT handmatige processen te analyseren, een haalbare pilot te definiëren en deze snel te realiseren met low-code en integratieoplossingen. De focus ligt op concrete resultaten, minimale risico’s en een aanpak die eenvoudig op te schalen is binnen de organisatie.

Als onderdeel van Canon Information Management Solutions combineert Nokavision diepgaande kennis van informatiemanagement met moderne low-code en integratietechnologie. Met het Mendix-gebaseerde Low Code Application Platform worden procesgestuurde applicaties en workflows visueel gemodelleerd, zodat je sneller van idee naar werkende oplossing gaat en handmatige processen stap voor stap vervangt.

Concreet kan Nokavision onder meer helpen met:

• Een procesinventarisatie en prioritering van kansrijke handmatige processen voor automatisering
• Het ontwerpen en bouwen van een eerste workflowpilot met low-code automatisering
• Integratie met bestaande systemen via een moderne iPaaS integratieoplossing
• Het inzetten van AI om documentgedreven processen slimmer te maken, bijvoorbeeld via intelligente documentverwerking
• Beheer, doorontwikkeling en Information Management as a Service, zodat oplossingen duurzaam blijven aansluiten bij je processen via IM as a Service

Wil je gericht en beheerst starten met het automatiseren van handmatige processen en zoek je een ervaren partner voor je eerste pilot en verdere opschaling? Neem dan vrijblijvend contact op met Nokavision via de contactpagina om je situatie en mogelijkheden te bespreken.